Support technique

Questions fréquentes

- En quoi consiste le service de tenue de livres à distance?
Il s'agit d'un service de comptabilité mais fait à partir de nos bureaux. Nous faisons l'ensemble de la tenue de livres de votre syndicat mais sans que vos documents (factures, contrats) ne quittent physiquement vos locaux.

Vous recevrez tous les mois par courriel les états financiers complets du syndicat.

Vous pourrez également en tout temps consulter les états financiers et les états de comptes de propriétaires et fournisseurs sur le site web de votre syndicat fourni gracieusement avec ce service. - Comment ça marche?

• Vous digitalisez vos documents à votre rythme et à l'heure qui vous convient et vous nous les expédiez par courriel.
  
• Une fois les documents reçus, nos employés expérimentés les traitent.
  
• Nous vous expédions par courriel (en format pdf) les chèques et dépôts à imprimer.
  

- Est-ce que ce service est pour moi?
Ce service s'adresse aux syndicats qui désirent confier leur tenue de livres à des professionnels à coût abordable. Ce n'est pas un service de gestion complète, dans le sens où nous n'irons pas inspecter les lieux ou négocier des contrats pour vous.

Voici un exemple des tâches que nous ferons:

• Facturation des charges communes régulières et facturation spéciale
  
• Inscription des paiements des propriétaires
  
• Inscription des factures à payer
  
• Production des états financiers du syndicat
  
• Rédaction des chèques et des bordereaux de dépôt
  
• Production des états de comptes des propriétaires chaque mois
  
• Etc.
  

Et voici un exemple des tâches que nous ne ferons PAS:

• Impression des chèques et signature des chèques
  
• Dépôts physiques à la banque
  
• Présence aux assemblées de toutes natures
  
• Inspection de l'immeuble et des travaux
  
• Négociation de contrats
  
• Collection et poursuite de mauvais payeurs
  
• Etc.
  

- Quels sont les avantages du service de tenue de livres à distance de Comptabilité Condo versus un gestionnaire externe traditionnel?

• Vous contrôlez les fonds de votre syndicat (vous signez les chèques!)
  
• Vous pouvez approuver ou non le paiement des factures avant qu'elles soient payées
  
• Vous conservez tous vos documents à vos bureaux
  

- Qu'arrive-t-il à mes données à la fin du contrat?
Vous pourrez obtenir une copie de vos données sous format Condo Manager ou pdf que vous renouveliez ou non votre contrat.

- Combien coûte ce service?
Nous offrons ce service pour aussi peu que 9 dollars par mois par porte.

- De quel équipement ai-je besoin?
Vous avez besoin d'un ordinateur avec Windows ou MAC ayant l'accès à Internet.

- Est-ce que je peux utiliser le "scanner" que je possède déjà?
Oui, vous pouvez utiliser celui que vous possédez déjà.

- Est-ce que vous pouvez faire la comptabilité pour une période antérieure à la signature d'un contrat de tenue de livres?
Oui. Nous offrons ce service. Le coût pour faire la comptabilité en rétro-daté est le même mensuellement que pour la tenue de livre régulière.

- Quels documents devons-nous vous fournir pour commencer?
Lorsque nous démarrons la tenue de livres, vous devez nous fournir certaines informations de base comme les quotes-parts, les copropriétaires, fournisseurs etc.

Un formulaire vous sera fourni pour vous faciliter la tâche. Il s'agit ici d'information d'identification.

Pour démarrer la tenue de livres après que ces informations auront été transmises, nous aurons besoin des soldes de tous vos comptes à la même date afin d'établir d'où on part.

Exemple : nous démarrons la tenue de livres en date du 1 janvier 2015. ( Il faut donc que nous ayons les soldes en date du 31 décembre 2014).
- La liste des soldes de ceux qui doivent de l'argent au syndicat (copropriétaires et autres comptes à recevoir)
- La liste des soldes de ceux à qui le syndicat doit de l'argent (fournisseurs et autres créanciers)
- La liste des soldes des comptes de banque et placements (avec l'information d'identification pertinente et conciliation bancaire effectuée et fournie)

Ces soldes permettront de débuter la tenue de livres en date du 1 janvier 2015. Ils constitueront les soldes d'ouverture de tous les comptes de votre comptabilité.

Par la suite, les documents pertinents doivent nous être expédiés (scannés) pour que nous puissions traiter toutes les transactions subséquentes. Avec les informations adéquates nous pouvons donc faire de la tenue de livres rétroactive.