Pourquoi avoir adopté cette politique?
Chez Comptabilité Condo inc., nous reconnaissons l’importance de protéger la vie privée et les renseignements personnels de nos clients, partenaires et des syndicats de copropriétés avec lesquels nous travaillons. Il est essentiel pour nous de maintenir la confiance de nos clients tout en respectant les lois en vigueur.
Quel type de renseignements nous pouvons recueillir et auprès de qui?
Nous recueillons divers renseignements, tels que:
- Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel des représentants des syndicats de copropriétés.
- Données financières, comptables et bancaires des syndicats de copropriétés.
- Données bancaires des propriétaires.
- Adresses alternatives des propriétaires.
- Personnes ressources associées aux propriétaires.
- Détails d'assurances des propriétaires.
- Informations sur les propriétaires et les locataires.
- Tout autre renseignement pertinent au service comptable.
Nous obtenons ces informations directement auprès des syndicats de copropriétés, des propriétaires, des locataires ou de leurs représentants légaux.
Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements et avec qui?
Nous utilisons vos renseignements pour:
- Fournir des services comptables.
- Répondre à vos demandes et questions.
- Améliorer nos services.
Nous ne partageons vos renseignements qu'avec nos employés et sous-traitants, qui sont tenus de respecter cette politique. Nous ne vendons, louons ou partageons jamais vos données à des tiers à des fins commerciales.
Quand devons-nous obtenir votre consentement?
Avant de recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements, nous obtenons toujours votre consentement explicite, sauf si la loi nous y autorise ou nous y oblige sans consentement.
L’encadrement applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels:
- Conservation: Vos renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, ou pour répondre aux obligations légales.
- Destruction: Une fois cette durée atteinte, vos données sont soit détruites de manière sécurisée, soit rendues anonymes.
Rôles et responsabilités des membres du personnel:
- Formation: Tout notre personnel est formé sur les principes de la protection des renseignements personnels et sur notre politique.
- Accès: Seuls les employés ayant besoin d'accéder à vos renseignements pour accomplir leurs tâches ont le droit de le faire.
- Gestion: Un responsable de la protection des renseignements personnels est nommé au sein de Comptabilité Condo inc. pour veiller à l’application de notre politique. Il s’agit de Denis Boilard.
Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels:
- Si vous avez des préoccupations concernant la manière dont vos renseignements personnels sont gérés, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse mentionnée ci-dessous.
- Nous nous engageons à enquêter sur toutes les plaintes et à vous fournir notre réponse dans un délai de 30 jours.
Mesures pour protéger des renseignements personnels:
- Technologiques: Nous utilisons le chiffrement, les pare-feu et d'autres protocoles de sécurité technologiques pour protéger vos données contre tout accès non autorisé.
- Organisationnelles: Nos procédures internes garantissent que seuls les employés ayant besoin d'accéder à vos renseignements peuvent le faire. Les données sont stockées dans des lieux sécurisés et accessibles uniquement par le personnel autorisé.
Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez le droit de:
- Accéder à vos renseignements.
- Rectifier toute information inexacte.
- Retirer votre consentement à tout moment.
- Demander la suppression de vos données.
Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse fournie ci-dessous.
Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos informations?
Nous utilisons des mesures de sécurité technologiques et organisationnelles pour protéger vos données, telles que le cryptage, les pare-feu et les protocoles de sécurité. Nos employés sont formés sur l'importance de la protection des données, et seules les personnes ayant besoin d'y accéder peuvent consulter vos informations.
Quelles sont les autres conditions accompagnant cette politique?
Tout renseignement recueilli est soumis aux lois en vigueur du territoire où nous opérons. En cas de vente, fusion ou autre changement corporatif, les renseignements personnels pourraient être partagés, mais resteront soumis à cette politique ou à une autre, offrant un niveau de protection similaire.
Comment pouvons-nous modifier cette politique?
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. Si des modifications sont apportées, elles seront publiées sur notre site web avec une date de mise à jour.
Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte?
Veuillez nous contacter à:
- Adresse e-mail: [email protected]
- Numéro de téléphone: 819-474-4008
- Adresse postale : 79 Cormier, Suite 201, Drummondville QC J2C 8M5
Nous nous engageons à traiter toutes les demandes avec sérieux et diligence. Votre confiance est essentielle à notre succès, et nous nous engageons à la préserver.
